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通常総会前後の諸手続き
更新日:2008/04/1

はじめに

平成19年4月1日施行の組合法の改正により、通常総会の招集については、議案を示すだけでなく、決算関係書類、事業報告書及び監査報告を併せて組合員に提供することとなりました。
また、監事は、組合から決算関係書類(業務監査権限を有する監事は事業報告書を含む。)を提供されてから原則4週間を経過した日までに監査報告を行う義務が課されることとなりました。更に組合は、通常総会の2週間前までに、決算関係書類、事業報告書を事務所に備え置くことが義務とされることとなりました。
留意しなくてはいけない点としては、監事の意志として監査期間に該当する4週間を短縮することは全く問題ないことであり、従来のように短期間で、監事の意志により監査を済ませることは全く問題ありません。
 以上のように、決算関係書類の作成から、監査、理事会の開催、通常総会の招集並びに開催までのフローが変更されますので、以下の「一般的な決算手続・通常総会開催の流れ」でご確認ください。また、組合が行うべき従来からの事務的な諸手続(出資総額の変更登記等、行政機関への届出、定款変更認可申請)も併せてご確認ください。

一般的な 決算手続・通常総会開催の流れ

便宜上、事業年度は「4月1日から3月31日まで」としました。

決算 3月31日
議案(決算関係書類及び事業報告書)の作成
  • 担当理事・事務局が決算関係書類及び事業報告書の作成を行う。(40条A)
    【決算関係書類とは】財産目録、貸借対照表、損益計算書、剰余金処分案又は損失処理案をさす。<A>  事業報告書は、従来の決算関係書類から分離される。

監事による監査の実施
  • 担当理事等から監事へ決算関係書類及び事業報告書を提出の上、監事の監査を受けなければならない。(40条D)。
  • 監事は、受領した決算関係書類及び事業報告書について、監査方法・内容・意見等を記した監査報告を作成し(36条の3A)、理事に対し、決算関係書類及び事業報告書の全部を受領した日から4週間を経過した日、若しくは理事との合意により定めた日のいずれか遅い日までに監査報告の内容を通知しなければならない。(施行規則91条)


出資金の変更登記
  • 決算時の出資金額が、登記済みの金額と変更がある場合
  • 4月28日まで(事業年度終了後4週間以内)に所轄の登記所で出資金の変更登記が必要。

決算理事会招集通知の発出
  • 理事長は、理事会の会日の1週間前までに、各理事に対し、理事会招集通知を発出しなければならない。(36条の6E)
決算理事会開催
  • 決算理事会における最低必要議案(49条A)
  1. 決算関係書類及び事業報告書承認の件 (40条E)
  2. 事業計画書、収支予算書並びに経費の賦課及び徴収方法決定の件
  3. 通常総会開催の件(日時・場所・議案等総会の運営に関して)

  • 定款変更を行う場合<B>
  1. 定款変更理由書
  2. 定款中の変更しようとする箇所を記載した書面(定款変更条文新旧対照表)原案作成、承認
    ⇒定款変更がある場合には、あらかじめ通常総会招集前に所管行政庁又は中央会にご相談下さい。変更内容によっては、所管行政庁との事前協議が必要となる場合があります。
決算関係書類及び事業報告書の備置き
  • 組合は、通常総会の日の2週間前までに、決算関係書類及び事業報告書を主たる事務所に、それらの写しを従たる事務所に備え置き、組合員の閲覧に供する。(40条J)
通常総会招集通知の発出・決算関係書類、事業報告書及び監査報告の提供
  • 通常総会招集通知書(組合員全員の同意があれば招集手続を省略することもできます。)、委任状他、総会資料(決算関係書類及び事業報告書、監査報告書等)を同封しなければなりません。定款変更を行う場合には、定款変更関係資料も併せて同封します。
  • 通常総会は、事業年度終了後2ヶ月以内(5月31日まで)に開催する必要があります。
  • 総会を招集してから、総会開催までに、中10日以上が必要です。(定款で定めれば短縮することができます。) (40条F)
通常総会の開催・理事会の開催
  • 通常総会における最低必要議案
  1. 決算関係書類及び事業報告書承認の件
  2. 事業計画、収支予算並びに経費の賦課及び徴収方法決定の件
  3. 借入金残高の最高限度決定の件
  4. 手数料の最高限度決定の件
  5. 役員報酬決定の件(支給するか否か、すればその額)
☆ 定款変更する場合
  1. 定款(一部又は全文)変更の件
  2. 定款変更認可申請における字句の一部修正委任の件
  • 理事会は、役員改選に伴う役付理事【代表理事(理事長)、副理事長、専務理事等】の 選任が必要な場合開催します。

税務申告書類の提出
  • 通常総会における決算関係書類の承認によって、前年度の決算が確定しますので、その後、最寄りの税務署及び都税事務所等へ法人税等の税務申告を行います。
  • 税務申告は、事業年度終了後2ヶ月以内なので、5月31日までに申告が必要です。
通常総会議事録・役員変更届書の作成
  • 通常総会終了後、速やかに担当理事又は事務局で通常総会議事録・役員変更届書の作成を行います。
  • 役員変更届書…<C>は役員改選を行った場合に提出します。
  1. 変更した事項を記載した書面(役員名簿)
  2. 役員の変更の年月日及び理由を記載した書面(役員変更理由書)
  3. 理事会議事録
所管行政庁等への書類提出
  • 通常総会終了後、2週間以内に提出する必要があります。提出部数は、各々2部(一部は行政庁、一部は組合控)
    ⇒決算関係書類提出書
     上記<A>に事業報告書、監査報告書、事業計画、収支予算並びに経費の賦課及び徴収方法、総会議事録添付
    ⇒役員変更届書
     上記<C>参照
    ⇒ 定款変更認可申請書
     上記<B>参照の書類に総会議事録添付
変更登記
  • 役員の改選期には、同じ人物が留任した場合であっても代表理事の変更登記を、所轄法務局にて2週間以内に行う必要があります。
  • 登記事項(事務所の所在地、地区、事業等)に関する定款変更を行った場合には、定款変更認可後2週間以内に変更登記を行う必要があります。
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