重要なお知らせ

総会議事録、理事会議事録の作成について

　「中小企業等協同組合法」及び「中小企業団体の組織に関する法律」が改正され、総会議事録、理事会議事録の作成方法等が変更されました。
　平成18年5月1日に施行された「会社法の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」により、「中小企業等協同組合法」及び「中小企業団体の組織に関する法律」が改正されました。
　この改正法では、総会議事録及び理事会議事録について施行規則に定めるところにより作成しなければならないとされ、施行規則が改正・施行されました。
　この改正施行規則に基づき総会議事録及び理事会議事録を作成して下さい。

【総会議事録】

　今回の改正施行規則によって、総会議事録については、①総会が開催された日時及び場所、②議事の経過の要領及びその結果、③出席した理事又は監事の氏名、④議長の氏名、⑤議事録作成に係る職務を行った理事の氏名を記載することとされましたのでこれらの事項を記載する必要があります。また、総会議事録には改正法により、署名（又は記名押印）は不要となりました。
　なお、従来の記載事項に基づき既に作成された議事録については、「③出席した理事又は監事の氏名」中の「監事の氏名」以外は改正規則に定める事項が記載されているものと考えられます。
　したがって、総会議事録にあっては、記載事項である「③出席した理事又は監事の氏名」に対応し、監事が出席していた場合には従来の議事録に監事の氏名を追加することが必要と考えられます。
　改正施行規則に規定された記載事項は、最低限の記載事項であり、これまで記載していた「招集年月日」、「組合員数及びその出席者数」、「議案別の議決の結果（可決、否決の別及び賛否の議決権数）」が記載されていても議事録の有効性に何ら影響を及ぼさないことから、適宜記載しても差し支えないものと考えられます。

【理事会議事録】

今回の改正施行規則によって、理事会議事録については、原則として、①理事会の議事の経過の要領及びその結果、②決議を要する事項について特別の利害関係を有する理事があるときは当該理事の氏名、③理事会に出席した理事又は監事の氏名、④議長の氏名を記載することとされましたのでこれらの事項を記載する必要があります。
　なお、従来の記載事項に基づき既に作成された理事会議事録については、「②決議を要する事項について特別の利害関係を有する理事があるときは当該理事の氏名」以外は改正規則に定める事項が記載されているものと考えられることから、「②決議を要する事項について特別の利害関係を有する理事があるときは当該理事の氏名」に該当する場合は、その旨を追加記載することが必要と考えます。
　改正施行規則に記載された記載事項は、最低限の記載事項であり、これまで記載していた「招集年月日」、「理事数及びその出席者数」、「議案別の議決の結果（可決、否決の別及び賛否の議決権数並びに賛成した理事の氏名及び反対した理事の氏名）」が記載されていても議事録の有効性に何ら影響を及ぼさないことから、適宜記載しても差し支えないものと考えます。
　なお、代表理事の登記等にあっては商業登記規則に基づき記名押印が求められる場合がありますので留意することが必要です。